【今さら聞けない】PDCAとは何ですか?【具体的なステップと注意点】

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時間術

PDCAって聞いたことはあるんですけど、具体的なやり方ってわかりません…

みんな当たり前のように言っていて今更聞きづらいし…

タイガ
タイガ

PDCAのやり方や注意点を改めて解説します!

毎日のブログ更新、情報発信、マーケターとしての仕事を毎日こなす筆者ですが、その中でうまくいくこともいかないこともたくさんあります。

「PDCAサイクルを回しましょう」という言葉をなんども耳にしたことがあるけど、正直意味をよく理解していない。

今さら誰にも聞けない。という人も多いのではないでしょうか?筆者も実際そうでしたが、PDCAを理解して実践するだけで様々なことがとても効率的に進みます。

この記事では、今さら聞けないPDCAについて、詳しく解説します。

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PDCAとは?

「PDCA」とは

「Plan(計画)」

「Do(実行)」

「Check(評価)」

「Action(改善)」

の4つのステップの頭文字をとったもので、1950年代にアメリカの経営手法として日本に伝わってきました。

P→D→C→Aの4つの段階を循環的に繰り返すことによって、業務や勉強の課題を改善し、より効率化できる方法と言われています。

では、それぞれの段階で具体的にどのようなことを行うのでしょうか?

【PDCAとは?】具体的な方法①P(Plan=計画)

P(Plan)では、目標を設定し、その目標を達成するためにどのようなことを行う必要があるのか、具体的なアクションプランまで決定します。

計画に当たっての大きなポイントは、まず達成したい目標や改善しなければいけない課題を明確にすること。そして

誰が(Who)
いつ(When)
どこで(Where)
何を(What)
なぜ(Why)
どのように(How)

の5W1Hに沿って具体的な行動計画を行うことです

【PDCAとは?】具体的な方法②D(Do=実行)

Do(実行)の段階では、Pで定まった計画を実際に行動に落とし込みます。

計画を実行するにあたって、その進捗度合いや、数値的な結果を記録し、なぜうまくいったのか(うまくいかなかったのか)を考えながら行うことが大切です。

なぜなら、どのような変化があったのかが具体的にわからなければ、それらを評価し、改善策を考えることが難しくなるから。

また、計画は一気に実行せず、少しずつテストしながら行うように注意しましょう。

【PDCAとは?】具体的な方法③C(Check=評価)

Check(評価)の段階では、計画通りにアクションプランが実行できていたのか、目標が達成できているのかについて評価を行います。

ここでは、具体的な数値的指標にしたがって客観的な視点から評価を行うことが重要です。

うまくいかなかった場合だけ要因だけでなく、うまくいった要因もしっかりと考えるようにしましょう。

【PDCAとは?】具体的な方法④A(Action=改善)

Action(改善)の段階ではCheckで明らかになった結果についての改善策を考えます。

計画を引き続き実行するのか、方法を変えるのか、計画そのものを中止するのかを考え、決定します。

【PDCAとは?】PDCAのメリット

やることに迷わなくなる

タイガ
タイガ

やることに迷わなくあります。

PDCAを取り入れることで、やるべきことに迷わなくなるので、時間や労力が軽減されます。

具体的なアクションプランや改善策が定まらないまま行動を開始しても、やるべきことを見失ってしまい、結局何をしているのかわからなくなってしまいます。

PDCAを取り入れて計画、行動、改善を行うことでより効率的に物事を進めることができます

課題が明確になる

タイガ
タイガ

PDCAを取り入れると、課題が明確化されます!

PDCAを取り入れ、計画に沿った数値的な行動を記録していくことで、課題が明確になります。

それによって自ずと改善策も見つかり、さらなる課題が見えてきます。

PDCAのサイクルを継続して回し続ける限り、課題の発見→改善が繰り返されるので、成長し続けることができるでしょう。

【PDCAとは?】PDCAが失敗しやすい原因

これだけメリットも多いPDCAですが、その効果をなかなか実感できないまま結局中断してしまう人が多いことも事実です。

この原因は一体どのような部分にあるのでしょうか?

目標設定が曖昧

タイガ
タイガ

目標設定が曖昧だと、PDCAはうまくいきません!

目標設定が曖昧だと、行動、評価、改善策全てが曖昧になってしまい、PDCAの効果が得られません。

どれほどの数値まで伸ばしたいのかや、いつまでに行うのかの期限など具体的な数値を明らかにして行うようにしましょう。

1回で終わってしまう

タイガ
タイガ

PDCAは繰り返さないと意味がありません!

PDCAが失敗しやすい原因の一つは、1回で終わってしまうということです。

特に、計画が成功に終わった時は、そこで満足してしまい、次の行動計画を設定しないままPDCAを中断してしまいがちです。

成功した中にも必ず解決すべき課題は隠れています。PDCAをなんども繰り返し、一つ一つの課題を明確にして、潰していくことが大切です。

評価や改善をおろそかにしがち

3つ目が、「評価・改善をしない」ということです。計画立案と実行には力を入れて行うものの、結果を客観的に評価し、課題に対する改善はおろそかにしがちになります。

むしろ大切にすべきは評価・改善です。結果に向き合い、課題を明確にしなければ、、いくら行動してもPDCAは失敗に終わってしまいます。

PDCAを効果的に行うためのポイント

具体的で細かな計画をする

タイガ
タイガ

計画は、具体的かつ細かなものにしましょう!

PDCAが失敗しやすい原因でも明らかにしたように、行動計画が曖昧だと、そのあとの実行・評価・改善が全て曖昧になってしまいます。目標設定をする時は

誰が(Who)
いつ(When)
どこで(Where)
何を(What)
なぜ(Why)
どのように(How)

5W1Hに沿って、具体的な目標設定をすることが大切になります。

高すぎる目標設定はしない

タイガ
タイガ

高すぎる目標設定は失敗します!

高すぎる目標は設定せず、あくまでも実現可能なのかを判断するようにしましょう。どうしても計画の際は気分も高まり、高い目標を設定したくなりますが、

「本当にできるのか」

「達成のために何がどれだけ必要なのか?」

を客観的な視点から判断することが重要です。

PDCAサイクルの具体例(TOEICの学習)

Plan=目標スコアと本番試験の日程、勉強方法の決定

タイガ
タイガ

まずは目標スコアや本番試験の日程を決めましょう!

まずは数値目標となる目標スコアと、いつの試験を受けるのかの期限を設定しましょう。

そして、その目標達成のために、どんな勉強をを1日にどれだけやる必要があるのかを計算します。

Do=計画に沿った勉強の実行

タイガ
タイガ

計画に沿って勉強を開始します!

設定した計画に沿って、学習を開始しましょう。まずは、作成した計画に忠実に従って実行することが大切です。

また、1日にどれだけできたのかや、参考書を解いた時、模試を解いた時の正答率などを記録していきましょう。

Check=目標スコアとの差、成果の確認

目標スコアからどれくらいの差があるのかを評価しましょう

行動計画をしばらく実行してみて、どれほどの成果があったのか、目標スコアまでどれほどの差があるのかを確認しましょう。

それまでに記録した数値などの客観的なデータに基づいて評価を行うことが大切です。

Action=改善策を考える

タイガ
タイガ

改善策を考え、PDCAを繰り返し行います!

評価をもとに、改善策を考えます。このまま引き続き実行していくのか、方法を変えるのか、そもそも目標スコアや試験日を変更する必要があるのか。

考えられる様々な改善策のなかで、どれを取り入れるのが良いのかを判断しましょう。

その改善策をもとに、もう一度Planに戻って行動計画を立てます。このようなPDCAサイクルを繰り返しましょう。

【PDCAとは?】まとめ

いかがでしたか?PDCAとは何か?注意点や具体的な例まで紹介しました。

PDCAを適切に、そして継続して行うことができれば、得られるものが大きいです。ぜひ実践して、効率的に目標達成しましょう

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